eDomovník: portál jednoho družstva, který se stal produktem

Výchozí stav: data uzavřená u správce

Správci nemovitostí vedou celou agendu domů — předpisy plateb, vyúčtování, spotřeby, dokumenty — v ekonomickém systému WAM. Vlastníci, nájemníci a výbory družstev se k těm datům dostávali jen přes kancelář správce: telefonem, e-mailem, na papíře. Pokusy o klientské portály existovaly, data ale kopírovaly do vlastních databází a potýkaly se s jejich aktuálností a ochranou.

V roce 2010 chtělo BD Pragostav dát družstevníkům jejich data online. Z analýzy a strategie pro něj [binary] postavil klientský portál muj.pragostav — první integraci se systémem WAM.

Příběh eDomovníku má tři etapy: muj.pragostav jako řešení pro jedno družstvo, eDomovník jako portál k WAM pro libovolného správce a Aplis DMS portál jako volně napojené rozšíření o dokumenty.

Z jedné zakázky produkt

Stejnou potřebu měli i další správci, kteří pracovali s WAM. Technicky šlo portál zobecnit — jedna instalace pro libovolný počet správců, s oddělenými daty a vlastní adresou pro každého. Těžší otázka byla obchodní: portál vznikl z potřeby správce, ne jako produkt dodavatele systému, a nikdo z účastníků ho nemohl uplatnit na trhu sám.

[binary] proto kromě techniky navrhl i uspořádání tří stran:

• BD Pragostav je spoluautorem a garantem projektu — a zároveň jeho prvním uživatelem. Do produktu přináší zkušenost správce.
• [binary] produkt vyvíjí a provozuje a poskytuje ho společnosti MIKROS jako subdodavatel, včetně práva produkt dál nabízet.
• MIKROS jako dodavatel systému WAM nabízí eDomovník svým klientům, sjednává s nimi licence a poskytuje jim ho jako službu.

Každá strana tak dělá to, co jí jde nejlépe: správce ví, co klienti potřebují, dodavatel WAM má vztah se správci po celé republice a [binary] stojí za produktem a jeho technikou. Rámcová smlouva z roku 2014 odstartovala ostrý provoz — během prvního roku portál nasadilo jedenáct družstev a správců.

Rozhodnutí, které vydrželo

Klíčové technické rozhodnutí padlo hned na začátku: žádná kopie dat. Data zůstávají na serverech správce a portál si po přihlášení vyžádá jen to, co daný člověk smí vidět.

Kolem roku 2010 to byla relativní inovace; dnes je to běžný přístup. Za dvanáct let ostrého provozu se ukázalo, že právě tohle rozhodnutí produkt nejvíc chrání — před nesouladem dat, před složitou synchronizací i před rizikem, že by se osobní údaje tisíců lidí hromadily na dalším místě.

Na co je dnes kladen důraz

Z nástroje pro nahlížení do dat se postupně stal komunikační kanál mezi správcem a lidmi v domech. Moduly přibývají podle toho, co správci řeší v praxi — od dokumentů z Aplis DMS (u Pragostavu jako Aplis DMS portál volně napojený na eDomovník, přímo na jeho webu) po zpravodaj a hromadné rozesílky.

Každé rozšíření přitom musí fungovat pro všechny správce najednou, bez úprav na míru, které by produkt rozdrobily. Rozhodnutí o rozvoji proto vycházejí z potřeb více klientů, ne jednoho.

Kam se posunula rizika

Na začátku byla otázka, jestli portál bez vlastních dat vůbec obstojí a jestli ho přijmou další správci. To se potvrdilo — za dobu provozu ho využilo šestnáct bytových družstev a správců nemovitostí a desítky tisíc jejich klientů. Dnes jsou rizika jinde:

• Ochrana osobních údajů. Data se nekopírují, každá role vidí jen svůj výřez a souhlasy se spravují přímo v portálu.
• Měnící se pravidla. GDPR i EED přinesly povinnosti, na které musí produkt reagovat včas a u všech správců najednou.
• Stárnutí techniky. Nový frontend v roce 2019 a v roce 2026 přechod na novou serverovou infrastrukturu.
• Kontinuita produktu. Samostatná firma dává eDomovníku vlastní zázemí, oddělené od ostatní práce [binary].

Šestnáct let od zadání k samostatné firmě

Co dál

Přechodem do samostatné společnosti eDomovník Core s.r.o. a na novou infrastrukturu začíná další etapa produktu.

Co si z toho vzít

Dobrý produkt často nevzniká jako produkt, ale jako řešení konkrétní potřeby jednoho klienta. Aby z něj mohl vyrůst, nestačí technika. Potřebuje i obchodní model, ve kterém má každá strana své místo, a rozhodnutí, která vydrží i po letech provozu.